أصبحت الفاتورة الإلكترونية السعودية خطوة أساسية لكل نشاط تجاري يسعى إلى الالتزام بالأنظمة الحديثة التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ومع انتقال الشركات إلى التحول الرقمي، أصبح الالتزام بمتطلبات الفوترة ضرورة لضمان استمرارية العمل وتجنب العقوبات، تصميم متجر إلكتروني متوافق مع الفاتورة الإلكترونية يضمن سهولة في البيع، وتسجيل البيانات، وحفظ سجلات دقيقة تساعد أصحاب الأعمال على إدارة نشاطهم بكفاءة أكبر دون أخطاء.
- هل تخطط لمشروعك القادم في المملكة؟ تواصل مع مستشارنا التقني عبر واتساب للحصول على دراسة مبدئية وعرض سعر نهايه العام.“
لفاتورة الإلكترونية السعودية
الفاتورة الإلكترونية السعودية
تعد الفاتورة الإلكترونية السعودية نظامًا حديثًا طوّرته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بهدف تحويل عمليات إصدار الفواتير التقليدية إلى نموذج رقمي كامل، وهي عبارة عن فاتورة يتم إصدارها وتخزينها ومعالجتها إلكترونيًا دون الحاجة إلى أي تعامل ورقي، وتتميز بأنها تحمل جميع بيانات الفاتورة الضريبية التي كانت تظهر في النماذج التقليدية، ولكن بطريقة رقمية آمنة وسهلة التنظيم والمراجعة.
يعتمد نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية على استخدام حلول تقنية معتمدة تسهّل على الشركات إصدار الفواتير وتخزينها ومشاركتها مع الجهات المختصة، ويساعد النظام على رفع مستوى الشفافية في السوق السعودي، والحد من التلاعب الضريبي، وتعزيز الموثوقية بين الشركات والعملاء، كما أن النظام يعتمد على معايير تقنية دقيقة لضمان أمان البيانات وسهولة تتبع الحركة المالية.
وتشمل الفاتورة الإلكترونية السعودية جميع أنواع المعاملات التجارية مثل بيع السلع، تقديم الخدمات، أو أي تعامل خاضع لضريبة القيمة المضافة، وتلتزم كل منشأة خاضعة للضريبة بإصدارها بشكل إلكتروني ابتداءً من التاريخ الذي حددته الهيئة، مع ضرورة الالتزام بجميع متطلبات الربط والمرحلة الثانية.
نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية المرحلة الثانية
تعد نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية المرحلة الثانية خطوة أكثر تقدمًا في مشروع التحول الرقمي الذي تقوده هيئة الزكاة والضريبة، وتسمى هذه المرحلة بمرحلة الربط والتكامل، لأنها تلزم الشركات بربط أنظمتها المحاسبية أو متاجرها الإلكترونية بشكل مباشر مع أنظمة الهيئة، بحيث يتم إرسال بيانات الفواتير آليًا.
وتهدف هذه المرحلة إلى ضمان أعلى مستوى من الدقة والشفافية عبر التواصل اللحظي بين المنشآت والهيئة، وتلزم الشركات باستخدام أنظمة تقنية معتمدة وقادرة على توليد الفاتورة وفق الصيغة المطلوبة، وتضمين رمز QR، والالتزام بهوية الفواتير الإلكترونية المعتمدة، وتشمل المرحلة الثانية مجموعة من المتطلبات الفنية مثل:
- استخدام حل تقني معتمد من الهيئة
- توليد رقم UUID لكل فاتورة
- تضمين الختم الإلكتروني
- اعتماد التوقيع الرقمي
- رفع الفواتير بصيغة XML
- إرسال الفواتير إلى منصة الهيئة مباشرة
- التحقق من صحة البيانات قبل الإرسال.
وتطبق المرحلة الثانية على دفعات وفق مجموعات تصدرها الهيئة، وتُلزم الشركات بالمواعيد المحددة دون تأخير، ويعد التوافق مع هذه المرحلة ضروريًا لتجنّب الغرامات وضمان استمرارية إصدار الفواتير دون تعطل.
كيفية تصميم متجر الفاتورة الإلكترونية السعودية متوافق مع هيئة الزكاة والضريبة
قبل البدء في متجر يدعم الفاتورة الضريبية، يجب فهم الخطوات الأساسية التي تضمن توافق المتجر مع الأنظمة الحديثة الخاصة بالفواتير الإلكترونية، وفيما يلي أهم الخطوات:
1- اختيار منصة تجارة إلكترونية تدعم الفوترة الإلكترونية
الخطوة الأولى هي اختيار منصة تتيح توليد الفواتير الإلكترونية وفقًا لمعايير الهيئة، يجب التأكد من أن المنصة قادرة على إصدار فاتورة ضريبية تحتوي على رمز QR، وتدعم التكامل مع نظام ZATCA Phase 2.
2- ربط المتجر مع نظام الفوترة الإلكترونية المعتمد
بعد اختيار المنصة، يجب ربط المتجر بحل تقني معتمد، بحيث يتم إرسال الفواتير مباشرة للهيئة، هذا الربط يتم من خلال API يوفره نظام الفوترة الإلكتروني.
3- إعداد نظام الضرائب داخل المتجر
يجب تفعيل خيار الضريبة داخل منصة المتجر، وتحديد نسبة القيمة المضافة، وأنواع الفواتير، وطريقة حساب الضريبة بشكل تلقائي لكل عملية شراء.
4- تفعيل خاصية إنشاء رمز QR في الفواتير
يعد رمز QR عنصرًا أساسيًا في الفاتورة الإلكترونية، ويجب أن يكون ظاهرًا بوضوح وقابلًا للمسح، ويحمل بيانات البائع، ورقم الفاتورة، والتاريخ، ومبلغ الضريبة.
5- ضمان تخزين الفواتير بشكل آمن
المتجر يجب أن يوفر خاصية تخزين الفواتير في ملفات آمنة وسهلة الرجوع إليها عند الحاجة، مع ضمان حفظها لمدة لا تقل عن المدة القانونية المحددة من الهيئة.
6- اختبار النظام الفني قبل الإطلاق
من الضروري تجربة النظام قبل نشر المتجر، للتأكد من صحة إصدار الفواتير والتزامها بالتفاصيل المطلوبة، يتم ذلك من خلال إصدار فواتير تجريبية ومراجعتها.
7- تدريب فريق الدعم على استخدام النظام
المتجر لا يكتمل دون فريق يعرف كيف يتعامل مع الفواتير، ويصدرها، ويراجعها، ويحفظها، ويتواصل مع العملاء بشأنها عند الحاجة.
8- تحديث النظام بشكل مستمر
هيئة الزكاة تصدر تحديثات مستمرة على المرحلة الثانية، لذلك يجب التأكد من أن المتجر مهيأ لاستقبال أي تطوير فني جديد.
مميزات نظام الفاتورة الإلكترونية
إن نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية له العديد من المميزات، وتتمثل هذه المزايا فيما يلي:
تعزيز دقة البيانات
يساعد نظام الفاتورة الإلكترونية في رفع مستوى الدقة عند تسجيل البيانات المالية، لأن جميع الفواتير تولد وترسل بشكل رقمي دون تدخل يدوي يقلل من الأخطاء، هذا يمنح الشركات سجلات أكثر انتظامًا ويسهّل عملية مراجعة البيانات عند الحاجة، ويجعل أي عملية تدقيق لاحقة أكثر وضوحًا وسلاسة.
سهولة الربط مع هيئة الزكاة والضريبة
يوفر النظام آلية ربط مباشرة وآمنة بين المتجر الإلكتروني وهيئة الزكاة والضريبة، مما يضمن إرسال الفواتير الضريبية بشكل فوري ودون تأخير، هذا الربط يقلل من الإجراءات الورقية ويوفر للشركات طريقة سريعة ومطابقة للمعايير المطلوبة في نظام الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية.
تسهيل إدارة السجلات والفواتير
من خلال نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية تستطيع الشركات حفظ الفواتير وتنظيمها إلكترونيًا بطريقة تمنع الفقدان وتسمح بالرجوع إليها في أي وقت، ويتيح النظام تصنيف الفواتير وفق أقسام مختلفة مثل المبيعات أو الخدمات، مما يجعل إدارة الأعمال أكثر وضوحًا وانسيابية.
الحد من التلاعب الضريبي
يساهم النظام في إحكام الرقابة وتقليل أي محاولات للتلاعب، لأن كل فاتورة تصدر تحمل بصمة رقمية مميّزة معتمدة من الهيئة، هذا يدعم الشفافية، ويرفع مستوى الثقة بين الشركات والعملاء والجهات الحكومية.
تحسين تجربة العملاء
توفر الفاتورة الإلكترونية تجربة أفضل للمستخدمين لأنها تصله مباشرة إلى بريده أو إلى حسابه على المتجر، وبصيغة واضحة ومنظمة، وهذا يجعل العميل يشعر بالثقة في التعامل مع المتجر ويعزز ولاءه، خصوصًا حين يجد أن العملية تمت بشكل احترافي وخالٍ من الأخطاء.
متطلبات إصدار الفاتورة الإلكترونية للشركات الصغيرة والمتوسطة
إن إصدار الفاتورة الإلكترونية السعودية له بعض المتطلبات، والتي تشمل:
نظام إدارة مبيعات يدعم التكامل التقني
تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى نظام مبيعات أو نظام محاسبي يسمح بالربط مع الهيئة، يجب أن يكون النظام قادرًا على إنشاء الفواتير، أرشفتها، وإرسالها بشكل إلكتروني، مع الحفاظ على شكل الفاتورة الضريبي المعتمد.
الاتصال المباشر عبر واجهات API مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA).
من المتطلبات الأساسية وجود واجهة برمجية تسمح بعملية ربط ZATCA Phase 2
والتي تعني ربط المتجر مع الهيئة في المرحلة الثانية، هذا الربط يمكّن النظام من إرسال الفواتير واعتمادها قبل وصولها للعميل، مع ضمان الالتزام الكامل بمعايير ربط ZATCA Phase 2.
إضافة البيانات الإلزامية في الفواتير
يجب تضمين بيانات مثل نوع التوريد، الرقم الضريبي للمنشأة، تفاصيل البائع والمشتري، والبيانات المالية الكاملة، الالتزام بهذه البيانات يمنع أي رفض للفاتورة من جهة الهيئة، ويجعل السجلات المحاسبية منظمة وموثوقة.
توفير وسائل حماية للمعلومات
من الضروري وجود إجراءات أمنية تمنع التعديل غير المصرّح به أو أي محاولة للوصول للبيانات، يجب أن يدعم النظام التشفير، وإدارة الصلاحيات، وحماية الوثائق الرقمية بما يتوافق مع معايير الهيئة.
تدريب فريق العمل على النظام
حتى لو توفرت التقنيات، فمن المهم تدريب الموظفين على كيفية إنشاء الفواتير، مراجعتها، وإرسالها بالشكل المطلوب، التدريب يضمن أن جميع العمليات تتم بشكل صحيح، ويقلل من الأخطاء التشغيلية التي قد تؤدي إلى مخالفات.
عقوبات الشركات التي لا تلتزم بنظام الفاتورة الإلكترونية
لقد أصدرت الحكومة عقوبات بحق الشركات التي لا تلتزم بنظام الفاتورة الإلكترونية السعودية، وتتمثل هذه العقوبات فيما يلي:
غرامات مالية
تفرض الهيئة غرامات تبدأ من مبالغ مالية متفاوتة حسب نوع المخالفة، مثل عدم إصدار فاتورة أو إصدار فاتورة ورقية، لذا يجب الحذر و تجنب غرامات الفاتورة
إيقاف بعض الخدمات الضريبية
قد تقوم الهيئة بإيقاف بعض الخدمات الإلكترونية التي تقدمها للمنشآت المخالفة حتى يتم تصحيح الوضع.
إلغاء التسهيلات الضريبية
تلغى بعض الامتيازات أو التسهيلات إذا لم تلتزم الشركة بنظام الفوترة.
إحالة المخالفات الكبرى للجهات المختصة
في حالات التلاعب أو التهرب الضريبي قد تحال القضية إلى جهات قانونية.
مواصفات الفاتورة الإلكترونية السعودية
تتمتع مواصفات الفاتورة الإلكترونية السعودية بمواصفات معينة، وهي:
- رقم UUID فريد لكل فاتورة، وهذا الرقم يميز الفاتورة ويمنع تكرارها ويساعد في تتبعها.
- رمز QR خاص بالهيئة، وهو يستخدم للتحقق من صحة الفاتورة ويجب أن يظهر بوضوح داخل النموذج.
- صيغة XML القياسية، حيث تلتزم الفواتير الإلكترونية بصيغة XML التي تسمح بقراءة البيانات بسهولة عند الربط مع نظام الهيئة.
- ختم التشفير الأمني الذي يساعد على حماية الفاتورة من التلاعب أو التعديل بعد إصدارها.
ماذا تتضمن الفاتورة الإلكترونية السعودية في المرحلة الثانية؟
تتضمن فاتورة الضريبة الإلكترونية ربط ZATCA Phase 2 بالمرحلة الثانية عددًا من البيانات الهامة، وهي:
- رقم الفاتورة
- اسم المنشأة
- الرقم الضريبي
- تاريخ الإصدار
- وقت الإصدار
- بيانات العميل
- قيمة الضريبة
- إجمالي المبلغ
- رمز QR
- رقم UUID
- تفاصيل السلع أو الخدمات.
محتويات الفاتورة الإلكترونية السعودية الشاملة في المرحلة الثانية
عادةً ما تتضمن الفاتورة الضريبية الإلكترونية الشاملة خلال المرحلة الثانية، هذه البيانات:
- بيانات البائع
- بيانات المشتري
- رقم السجل التجاري
- رقم التوريد
- تفاصيل المنتجات
- الكميات
- ضريبة القيمة المضافة
- نوع الفاتورة
- طريقة الدفع
- رقم المرجع
- إجمالي المبلغ شامل الضريبة.
لفاتورة الإلكترونية السعودية
نصائح لتصميم متجر متوافق مع الفاتورة الإلكترونية ومع هيئة الزكاة والضريبة
فيما يلي نصائح لتصميم متجر إلكتروني يطبق نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية وبشكل يتوافق مع هيئة الزكاة والضريبة:
اختيار شركة تطوير خبرة في أنظمة الفوترة
يفضل التعاون مع شركة لديها خبرة في المتاجر الإلكترونية المرتبطة بنظام الفاتورة الإلكترونية، فالشركات المتخصصة تدرك متطلبات الهيئة وتضمن عدم حدوث أخطاء تقنية لاحقًا.
ضمان توافق النظام مع متطلبات المرحلة الثانية
عند بناء المتجر، يجب التأكد من أن جميع خواص النظام تتوافق مع اشتراطات نظام الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية مثل التوقيع الرقمي، توليد رمز QR، وهيكلة الفاتورة.
تصميم لوحة تحكم سهلة لإدارة الفواتير
ينبغي أن تتضمن الواجهة لوحة واضحة تتيح للموظفين إنشاء الفواتير، تعديلها، متابعة حالتها، والرجوع إلى الأرشيف بسهولة، البساطة في التصميم تساعد على زيادة الإنتاجية وتقليل الأخطاء.
التأكد من ربط المتجر مع هيئة الزكاة والضريبة
يجب إعداد الربط التقني عبر API حتى يتم إرسال الفواتير بشكل لحظي إلى الهيئة، هذا الربط ضروري لتجنب أي مشكلات في الاعتماد أو مخالفة قد تقع نتيجة عدم الإرسال.
الاهتمام بالأمان الرقمي وحماية البيانات
يجب أن يعتمد المتجر على تشفير قوي، حماية قواعد البيانات، وإدارة الصلاحيات، لأن الفواتير تحتوي على بيانات حسّاسة لكل من المنشأة والعميل.
توفير خيارات دفع معتمدة ومتوافقة
يفضل إدراج وسائل دفع رسمية وموثوقة لضمان تسجيل العمليات بشكل واضح ومنظم، تعدد طرق الدفع يساعد أيضًا في تحسين تجربة المستخدم.
اختبار النظام قبل الإطلاق
قبل تشغيل المتجر رسميًا، يجب اختبار عملية إنشاء الفاتورة، إرسالها، والتحقق من قبولها في نظام الهيئة، الاختبار يضمن أن المتجر يعمل بدون أخطاء من اللحظة الأولى.
تحديث النظام بشكل دوري
من المهم تحديث المتجر ليتماشى مع أي تغييرات جديدة في ضوابط الفوترة الإلكترونية أو في خصائص الربط مع الهيئة، التحديث المستمر يحافظ على التوافق الكامل ويحمي الشركة من الوقوع في مخالفات.يساعد تصميم متجر إلكتروني متوافق مع أنظمة الفاتورة الإلكترونية السعودية على تسهيل العمل، ورفع مستوى الالتزام، وتجنب العقوبات، ومع الالتزام بنظام الفوترة ومرحلة الربط يمكن للمنشآت إدارة عملياتها المالية بموثوقية وأمان أعلى.
“هل تخطط لمشروعك القادم في المملكة؟ تواصل مع مستشارنا التقني عبر واتساب للحصول على دراسة مبدئية وعرض سعر نهايه العام.“
